11.23.2015

MBNJ Leksioni i pestë

Analiza e punës

E vërtetë apo e gabuar

1. Informacioni i mbledhur gjatë analizës së punës shërben për hartimin e përshkrimeve dhe specifikimeve të punës.

2. Informacioni i mbledhur për gjatë analizës së punës është i formës cilësore.

3. Lloji i informacionit që mblidhet gjatë analizës së punës varet nga lloji i punës.

4. Përdorimi i teknologjive të reja ka paksuar nevojën për analizën e metodave.

5. Vështirësia për të identifikuar se çfarë bëjnë manaxherët gjatë kohës së punës ka ndikuar në interesimin më të madh për analizën e punës së tyre.

6. Kartat e rrjedhjes së procesit përcaktohen si karta të profilit të aftësive që shërbejnë për zhvillimin dhe vlerësimin e kurrikulave të formimit professional.

7. Për të marrë një informacion sa më të mire nga pikpamja cilësore  duhet të përdorim një metodë të vetme në analizën e punës

8. Zgjedhja e metodës së përshtashme për analizën e punës varet dhe nga kapaciteti i punonjësit që shërben si burim informacioni.

9. Në ndërmarrjet e vogla dhe të mesme analiza e punës mund të kryhet nga eprorët e drejtpërdrejtë.

10.Përshkrimi i punës përmban informacionin lidhur me eksperiencën, arsimin, njohuritë specifike, zotësitë dhe aftësitë e kërkuara për realizimin e punës.

11.Kërkesat (specifikimet) e punës përmbajnë informacion lidhur me funksionet, detyra, përgjegjësitë në një pozicion pune.

12.Informacioni i dhënë në paragrafin “Përmbledhje e Punës” përdoret përgjithësisht në lajmërimet për rekrutimin.

13.Kërkesat e punës duhet të kufizohen në një minimum të nevojshëm të kualifikimit për të realizuar punën nga punonjësit e rinj.

14.Në përshkrimin e punës duhet të përfshihen jo vetëm detyrat kryesore dhe ato dytësore por edhe detyra të rastit.

15.Standartet e performancës janë veçanërisht të specifikuara në përshkrimet e punës kur organizatët preferojnë të ruajnë një farë fleksibiliteti.

16.Analiza e punës mund të perceprohet si kërcënuese nga ana e punonjësve.





Zgjedhje të shumë fishta:

1.  Nuk është qëllim të cilit i shërben analiza e punës:
a. Përshkrimi i madhësisë dhe kohës së nevojshme për përpjekjet lidhur me punën
b. Të shërbejë si bazë për programet e zhvillimit të karrierës
c. Të identifikojë funksionet thelbësore të punëve, që të mund të ndihmojnë organizatat në punësimin e personave me aftësi të kufizuar.
d.  Asnjëra prej sa më sipër.

2.  Nuk është informacion që i shërben analizës së punës
a.       përgjegjësitë dhe detyrat e punës
b.       aktvitete dhe sjelljet e punës
c.     karakteristikat përsonale lidhur me moshën dhe gjininë e                         punonjësit që realizon punën
d.       Karakteristikat e ambjentit fizik të punës( temperatura, 
          lagështia, pluhurat etj.)

3.  Informacionin lidhur  me segmentin e ciklit të punës kur punonjësi 
     është aktiv apo jo mund ta gjejmë në:
a.       Kartat e rrjedhjes të procesit
b.       Kartat punonjës makinë
c.       Kartën Dacum
d.       Modelimin e punës

4.  Realizimi i analizës së punës nëpërmjet një seminari(dy ditor) me një grup ekspertësh ( nga biznesi dhe arsimi e trajnimi) nga fusha e profesionit që analizohet prodhon:
a.       Kartat e rrjedhjes të procesit
b.       Kartat punonjës makinë
c.       Kartën Dacum
d.       Të gjitha të mësipërmet

5.  Cilësia e analizës së punës është më e mirë kur informacioni merret nga:
a.       punonjësit që kryejnë punën
b.       mbikqyrësit ë drejtpërdrejtë
c.       analistët profesionistë

6.  Caktimi i një peshe rëndësie për detyrat e përfshira të përshkrimin e punës është i dobishëm për:
a.       Vendosjen e standarteve të performancës
b.       Për të vendosur nëse punët do të përjashtohen nga kërkesat 
          për të punuar jasht orarit
c.        Për të përcaktuar punët e ngjashme me tituj të ndryshëm.
d.        Për të përcaktuar detyrat që mund të lihen pa realizuar.



Rast studimi 5.1: Shoqëria Pajisje Zyrash

  1. Aktiviteti i shoqërisë.

Kjo shoqëri është një ndërmarrje e vogël  e specializuar  për shitjen e pajisjeve të zyrave. Në një periudhë prej 4 vjetësh  numri i punonjësve është rritur nga 4 në 20 persona, nga të cilët, 10 zënë vendet e shitësave (të ndarë midis telemarketingut, magazinës dhe prezantimit). E vendosur në një zonë industriale ajo ka mundur të plotësojë kërkesat e pjesës më të madhe të ndërmarrjeve që ndodhen atje. Për më tepër dokumenti i saj publiçitar, i shpërndarë 100 km rreth e rrotull çdo fillim muaji me postë, ka ndihmuar shumë shitjen e produkteve të saj. Ky dokument ka tërhequr shumë organizata, sepse ai përmban më shumë hollësira në krahasim ato të konkurrentëve

  1. Krijimi i një vendi për një drejtues të shitjes.

Të inkurajuar nga suksesi i ndërmarrjes së tyre,  të dy pronarët,  të cilët kanë  respektivisht postin e presidentit dhe të drejtorit të përgjithshëm, vendosën të krijojnë një vend të drejtorit të shitjeve. Të dy ortakët iu drejtuan për këtë një kabineti të vogël të konsulentëve për manaxhimin,  për të gjetur një drejtues shitjesh. Konsulentja  kërkoi nga drejtuesit pronarë të dhëna lidhur me detyrat e drejtuesit të ardhshëm  të shitjeve ndër të tjera:

1. Përshkrimin e punës, i cili përfshin të dhëna të përgjithshme, një përmbledhje të punës dhe një përshkrim të detyrave.

2. Një specifikim  të punës.


Puna e drejtuesit të shitjeve

Të dy drejtuesit  i thanë konsulentes se bëhet fjalë për një pozicion të ri: për këtë pozicion parashikohet, ndër të tjera që ky drejtues do të jetë përgjegjës i 8 shitësve, do të propozojë rabatet (uljet e çmimeve) për disa artikuj, do të kontrollojë inventarin, do të autorizojë kthimin e mallrave, do të takojë sipas rastit, furnitorët për të marrë të dhëna për produktet e reja, do të mbajë marrëdhënie të mira me klientët gjatë gjithë kohës, do të merrret me korrespondencën për shitjet, etj. Por megjithatë ne kemi besim që ju mund të na tregoni detyra të tjera që duhet të bëjë drejtuesi i shitjeve  në lidhje me : a) me të gjitha çfarë duhet të bëjë ai në shërbimin e tij; b) zbatimin e 4 funksioneve të manaxhimit dhe zhvillimin  e tregjeve të reja.
            Duke qënë në vendin e konsulentes për këtë punë, paraqitni, sa më shpejt që të jetë e mundur, një përshkrim dhe një specifikim të punës së drejtorit të shitjes, që do të aprovohen nga drejtuesit pronarë,  përpara se konsulentja të përcaktojë përmbajtjen  e lajmërimit që do të vendoset në disa gazeta. Për më tepër konsulentja do të kërkojë të përgatitet edhe përmbledhja e funksionit që do të paraqitet bashkë me këtë lajmërim.


Rast studimi  5.2 Analiza e punës

Elvira Mano u punësua si asistente e BNj në Kompaninë Z. Ajo sapo ka mbaruar fakultetin e ekonomisë në UT dhe është shumë e entuziazmuar për punën e saj të parë.  Ajo mezi po pret të zbatojë njohuritë dhe zotësitë e fituara në fakultet. Vera Dema, eprorja e Elvirës, është drejtuesja e departamentit të BNj në kompaninë Z. Puna e parë kryesore e Elvirës është të formalizojë përshkrimet dhe specifikimet e punës në Kompaninë Z, në bazë të analizës së punës për çdo pozicion.

Kompania Z është një Kompani e mesme, e vendosur në zonën industriale në Tiranë. Ajo është lider për prodhimin dhe shitjen e  produktit X.  Biznesi i kompanisë ka ardhur duke u rritur kohët e fundit megjithë konkurrencën e madhe. Arsyeja kryesore  për këtë ka qënë teknologjia e përparuar e cila ka rritur kapacitetin e prodhimit, një strategji agresive marketingu dhe një reputacion për prodhime dhe shërbime të shkëlqyera. Por rritja e shpejtë ka krijuar disa probleme për departamentin e BNJ dhe ka krijuar presione për formalizimin e aktiviteteve të punës dhe strategjitë e kompesimit.

Elvira, e cila ka ardhur në kompani dy muaj më pare, është caktuar të krijojë përshkrimet e punës për pozicionet në Kompani, punë që është projektuar të plotësohet për tetë javë. Vera i thotë Elvirës se ajo do të jetë përgjegjëse për të gjithë projektin dhe i ka bërë të qartë që ka autonomi të plotë për zhvillimin e intervistave edhe me eprorët edhe me punonjësit. Megjithëse Vera theksoi rëndësinë e projektit, Elvira ndjeu  që Vera ka një sërë detyrash dhe përgjegjësish të tjera, të cilat duhet t’i përfundojë në një kohë të caktuar dhe prandaj nuk do të kishte kohë për të harxhuar në aktivitetet e analizës së punës. Elvira e konsideroi projektin si një sfidë – një shans për të provuar veten e saj.

Vera u dërgoi të gjithë eprorëve një memonë të cilën u shpjegonte që Elvira do të ishte përgjegjëse për analizën e punës për pozionet që ata mbikqyrnin. Ajo u kërkoi atyre bashkëpunim të plotë  dhe të lidheshin me të për çdo problem. Pasi u qarkullua memoja Elvira filloi të skiconte intervistat me mbikqyrësit. Ajo mendoi që mbikqyrësit do të ishin burimi më i mirë i të dhënave për përshkrimin dhe specifikimet e punës dhe planifikoi të zhvillonte një format të ngjashëm me një model të përshkrimit të punës në njërin nga tekstet e personelit/burimeve njerëzore. Si një hap i fundit në mbledhjen e të dhënave, Elvira  vendosi të intervistonte të paktën një punonjës në çdo pozicion që do të studjohej.

Pas tre javësh Elvira u shkurajua lidhur me progresin që ajo ishte duke bërë në projektin, të cilin ajo e mendonte të thjeshtë dhe të qartë. Ajo kishte bërë vetëm 7 intervista, nga 20 që duhet të bënte me mbikqyrësit. Mbikqyrësit dukej se nuk kishin shumë dëshirë të bashkëpunonin me të. Ata shpesh mungonin në takimet për intervista dhe i shtynin ato. Megjithëse Elvira kishte planifikuar të fliste më parë me të gjithë mbikqyrësit, po afronte afati për fillimin e intervistave me punonjësit.

Pas disa intervistave me punonjësit, Elvira filloi të interesohet për cilësinë e informacionit që po mblidhte. Punonjësit dukej se po i jepnin informacion konfliktual për detyrat e tyre të punës dhe për zotësitë që kërkoheshin për realizimin e  tyre. Në përgjithësi, punonjësit i shihnin punët e tyre si me më shumë kërkesa, me më shumë detyra dhe që kërkonin më shumë zotësi në krahasim me ato të përshkruara nga mbikqyrësit. Pavarësisht nga kjo Elvira vendosi të  vazhdojë,  në mënyrë që ta mbaronte punën në afatin e caktuar nga Vera.

Në fund të tetë javëve dhe netëve të tëra pa gjumë, Elvira paraqiti përshkrimet dhe specifikimet e punëve te Vera. Megjithë vështirësitë ajo mendoi se i kishte arritur objektivat e saj kryesorë. Vera i caktoi Elvirës një tjetër  projekt.

Disa javë më vonë  kur Elvira kishte harruar gjithshka për përshkrimet dhe specifikimet e punës Vera e takoi atë  për të diskutuar një problem që kishte dalë. Duket se disa mbikqyrës nuk ishin të kënaqur  me diferencat e opinioneve të tyre me ato të punonjësve lidhur me detyrat e punëve.

Pyetje:
  1. A ishte e mirë strategjia e Elvirës për të pyetur nga një punonjës për çdo pozicion?
  2. Pse nuk kishin dëshirë mbikqyrësit të kooperonin me Elvirën?
  3. Kur Elvira filloi të interesohet për cilësinë e të dhënave a duhej të kishte ndryshuar metodën e saj?
  4. A duhet të rishkruhen përshkrimet dhe specifikimet e punës?


Realiteti në përdorimin e përshkrimit të Punëve (analiza e punës)

Në kompaninë elektrike Tormaru, në filialin e Amerikës, detyrat e cdo manaxheri nuk ishin totalisht të përcaktuara nga përshkrimi i tyre i punës. Detyra që duhet të kryenin në të shumtën e rasteve vareshin nga aftësitë e tyrë të vecanta dhe nga rezultatet e mëparshme. Ata që kanë pasë rezultate të mira kishin më shumë mundësi të merrnin përgjegjësi të reja, ndryshe nga ata me rezultate jo të mira të cilëve u hiqeshin disa përgjegjësi. Manaxherët më pak efektivë si rezultat kishin më pak përgjegjësi por nuk poshoheshin.

Për shkak të kësaj, detyrat që realisht kryente një ekzekutiv, nuk korespondonin me detyrat tradicionale. Manaxheri i Burimeve njerëzore për shëmbull, pranonte që shpenzonte më pak se gjysmën e kohës së vet me aktivitetet tradicionale të personelit. Një pjesë të madhe të kohës, ai e shpenzonte me furnitorët ku i udhëzonte si të përballonin problemet me mbingarkesat. Kështy në përshkrimet e punës të shumë manaxherëve nuk thuhej se cfarë detyrash kryenin realisht.
Pavarësisht se duket pak ndyshe nga tradicionalja, kjo kompani rezulton shumë më e suksesshme se simotrat e saj. Punonjësit rezultojnë të kënaqur dhe janë dakort me mënyrën e organizimit dhe përfaqësimit.

1. Cilat janë avantazhet dhe disavantazhet e praktikave të kompanive për të kufizuar përgjegjësitë e punonjësve në atë cfarë është shkruar në përshkrimin e punës?
2. Sikur specifikimet e punës të ishin pjesë e përshkrimit të punës, cfarë problemesh ligjore mund të ketë kompania?
3. Sikur të ishit përgjegjësi i Burimeve Njerëzorë të kompanisë, a do të rekomandonit ndryshime në praktikën e mësipërme? Nëse po, cilat?





No comments:

Post a Comment